Documenti d’identità degli ospiti: il Garante Privacy richiama le strutture ricettive
Il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto con una nota indirizzata alle associazioni di categoria del settore turistico-ricettivo per fornire chiarimenti sul trattamento dei documenti di identità degli ospiti di hotel, campeggi e altre strutture ricettive. L’iniziativa nasce dall’aumento di segnalazioni, reclami e casi di violazione dei dati personali registrati negli ultimi anni, spesso legati alla raccolta e alla conservazione di copie dei documenti degli ospiti. Il Garante segnala in particolare la diffusione di pratiche rischiose come la fotografia dei documenti tramite smartphone o la richiesta di invio tramite applicazioni di messaggistica istantanea come WhatsApp. Cosa prevede la normativa L’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza obbliga i gestori delle strutture ricettive a identificare gli ospiti e a comunicarne i dati al Ministero dell’Interno attraverso il sistema “Alloggiati Web”. Questo adempimento costituisce la base giuridica del trattamento dei dati ai sensi del GDPR. Il Garante precisa però che l’obbligo di legge riguarda solo la comunicazione dei dati alle autorità, non la conservazione delle copie dei documenti da parte delle strutture. I dati trasmessi restano infatti archiviati sui sistemi del Ministero dell’Interno: i gestori devono cancellare i dati digitali utilizzati per l’invio e distruggere le eventuali copie cartacee non appena ricevuta la conferma di avvenuta comunicazione. L’unico documento da conservare, per cinque anni, è la ricevuta della trasmissione. Secondo l’Autorità, archiviare in modo sistematico fotografie, scansioni o fotocopie dei documenti degli ospiti dopo la comunicazione tramite Alloggiati Web viola i principi di minimizzazione e limitazione della conservazione dei dati previsti dal GDPR, ed espone al rischio di furti di identità e accessi abusivi. In caso di violazione dei dati (data breach), le strutture sono tenute a notificarla al Garante entro 72 ore e a informare gli interessati. Le indicazioni operative per le strutture Il Garante invita gli operatori del settore ad adottare alcuni accorgimenti: istruire il personale sul divieto di effettuare o conservare copie, analogiche o digitali, dei documenti di identità dopo l’adempimento degli obblighi di legge; informare in modo chiaro gli ospiti sulle modalità di raccolta e utilizzo dei dati, specificando che eventuali immagini acquisite in fase di check-in non verranno archiviate; regolare correttamente, ai sensi dell’art. 28 del GDPR, i rapporti con i fornitori dei servizi di prenotazione e di acquisizione dei documenti d’identità; evitare di raccogliere i dati dei documenti tramite foto con dispositivi mobili o servizi di messaggistica istantanea come WhatsApp. Confesercenti Bergamo invita le imprese associate del comparto ricettivo a verificare le procedure adottate per il check-in e per la gestione dei dati personali, adeguandole alle indicazioni del Garante. Compila la richiesta di contatto se desideri ricevere ulteriori informazioni e chiarimenti.
Pausa estiva, chiusura uffici
Gli uffici di Confesercenti sospenderanno le attività, per la consueta pausa estiva, da mercoledì 12 agosto a mercoledì 26 agosto. Le attività riprenderanno normalmente giovedì 27 agosto. Confesercenti augura a tutti buone vacanze.